Comment organiser une réunion de travail efficace ?

réunion

Les réunions ponctuent la vie au bureau et il est très difficile d’y échapper. Or, ces échanges ont tendance à s’éterniser et à devenir infructueux. D’où une perte de temps non-négligeable pour tous les collaborateurs. Soyez rassuré, il existe des techniques pour rendre les réunions plus courtes mais très efficaces. L’objectif final consiste à diminuer considérablement le temps perdu dans ces rencontres stériles et ennuyantes au bureau.

Bien définir l’objectif de la réunion

Au sein des entreprises, les salariés ont tendance à se réunir pour tout et n’importe quoi. Dès fois, les participants ne connaissent même pas l’objectif des échanges. Avant d’organiser une réunion, il est judicieux de s’interroger sur la nécessité réelle de la rencontre. Parfois, une simple discussion entre deux collègues suffit pour la prise de décision. Afin d’éviter ce genre de problème, le secret réside dans une préparation minutieuse de la réunion. La personne qui préside la rencontre doit définir en avance l’ordre du jour, c’est-à-dire les thèmes à aborder et les objectifs de la réunion. Ces grands points constituent une sorte de balise lors des échanges et la prise de décision au sein du groupe. D’ailleurs, pour que les participants puissent réfléchir en amont du sujet à débattre, il est judicieux d’envoyer l’ordre du jour et les documents nécessaires avant le jour J.

Notez qu’il existe des outils en ligne permettant de planifier une réunion en quelques clics. C’est le cas de doodle sondage (www.onselancequand.fr). Le fonctionnement de cet outil est assez simple. Vous vous connectez sur la plateforme pour indiquer l’objet de la réunion et les diverses possibilités d’horaire et de date. Par la suite, le fichier sera partagé à tous les participants qui pourront s’informer sur l’ordre du jour et faire un sondage concernant l’heure idéale de la rencontre. En quelques clics, les préparatifs concernant votre prochaine réunion seront bouclés.

Limiter au maximum le nombre de participants à la réunion

Au sein des entreprises, il est judicieux d’organiser des réunions en petit comité que des grandes assemblées générales. Notez que lorsque les participants sont nombreux, la rencontre dure plus longtemps. Durant les échanges, les gens doivent avoir un temps de parole pour exposer leurs points de vue et débattre du sujet. Certes, les échanges favorisent l’émergence de bonnes idées. Néanmoins, le problème réside dans le fait que la réunion devient très chronophage. Au bout de plusieurs heures de discussion et de débat, aucune décision n’a pas encore été prise. Lors de l’organisation de vos prochaines réunions sur doodle sondage, sélectionnez minutieusement le nombre de collaborateurs qui doivent y participer (environ 3 et 6 personnes). Grâce à cette stratégie, les débats seront plus faciles à gérer. Le temps dédié à la prise de parole est réduit au maximum. De ce fait, la réunion ne s’éternise plus durant toute la matinée ou tout l’après-midi.

Définir en amont la durée de la réunion

Avez-vous déjà assisté à ces réunions qui semblent être interminables ? Votre réponse est sans doute oui ! Ce genre de problème vient de l’absence de limitation au niveau de la durée de la rencontre. En effet, les prises de parole s’enchaînent et le temps passe vite ! Pour organiser une réunion plus courte mais très efficace, la méthode consiste à définir préalablement la durée de celle-ci sur doodle sondage.

Notez que notre capacité de concentration s’affaiblit au bout de 52 minutes d’écoute ! Le fait de planifier une réunion qui dure plusieurs heures est donc contre-productif car les participants ont tendance à s’ennuyer et à s’éparpiller ! Pour respecter au mieux la durée de la rencontre, l’idée consiste à bien structurer les échanges en plusieurs points et à fixer les délais impartis : la présentation de l’ordre du jour et des objectifs, la discussion et le débat entre les participants, la prise de décision et le récapitulatif. Certes, cette approche est quasi-militaire mais elle est très efficace. En effet, les pertes de temps relatives aux bardages inutiles et aux débats stériles sont supprimées. D’ailleurs, vous pouvez désigner un gardien du temps chargé de surveiller l’heure et de rappeler les consignes concernant l’ordre du jour. Lors de vos prochaines réunions au travail, essayez cette méthode ! Vous verrez qu’il est possible de limiter les échanges à une dizaine de minutes.

Bannir tous les éléments perturbateurs durant la réunion

Lors des réunions, il est coutume de voir les participants bavarder, jouer au téléphone ou à l’ordinateur, répondre à des messages personnels, naviguer sur les réseaux sociaux… Parfois, un des participants à la rencontre est souvent sollicité par les autres collaborateurs. Or, lorsque la discussion est sans cesse coupée, cela nuit au bon déroulement des échanges. Désormais, ces comportements sont à bannir ! En effet, tous les participants doivent rester concentrés sur l’ordre du jour et le fil de la discussion. Notez également qu’il n’est pas nécessaire de prévoir une pause-café ou une pause cigarette lorsque la réunion dure moins d’une heure.

Comprendre le métier de business developer
Des enquêtes de satisfaction disponibles