Pour éviter de ressaisir chaque mois les heures et les absences, choisissez un logiciel de gestion des temps et activités (GTA) capable de transmettre les éléments variables de paie (EVP) à votre logiciel de paie, dans les versions réellement utilisées. L’existence d’un connecteur ne suffit pas : il faut vérifier les rubriques transmises, le paramétrage et les corrections après clôture.
Kelio annonce des interfaces avec plusieurs logiciels de paie, tandis que Lucca documente des exports et connecteurs dont certains cas demandent encore une intervention manuelle. Le bon choix dépend donc de votre configuration et d’un essai de bout en bout, pas d’une promesse générale de « zéro ressaisie ».
Quel logiciel GTA choisir pour éviter les doubles saisies en paie ?
Deux voies sont envisageables : conserver le moteur de paie et le relier à une GTA, ou adopter une plateforme plus intégrée. Le choix se fait sur les fonctions effectivement reliées, non sur le seul nombre de modules. Pour comprendre ces architectures, le guide sur la manière de centraliser la paie et la gestion des temps apporte un complément utile.
Dans sa documentation, Kelio décrit notamment des interfaces vers Sage, ADP, Cegid ou Nibelis et des fichiers de variables exploitables par la paie. Sa FAQ annonce une compatibilité avec plus de 160 logiciels de paie. Il s’agit d’une indication de couverture revendiquée par l’éditeur, pas de la preuve que toutes les rubriques de votre installation passent automatiquement.
Lucca documente, de son côté, des exports d’heures et d’absences et un connecteur avec Silae. Pour certains exports de feuilles de temps, la génération du fichier reste une opération manuelle. Une telle étape n’équivaut pas forcément à ressaisir les heures : elle doit toutefois être intégrée au travail mensuel.
Avant de comparer les offres, identifiez donc votre logiciel de paie, sa version, les catégories d’EVP à transmettre, le degré d’automatisation attendu et les exceptions déjà coûteuses dans votre processus.
Paramétrer correctement le transfert des variables
Une donnée issue de la GTA ne devient exploitable en paie que si les champs, unités et périodes sont correctement interprétés. La documentation des exports Lucca décrit notamment l’association de comptes de temps à des rubriques de paie, ainsi que des paramètres d’unité et de calcul. Ces possibilités dépendent de l’outil et de sa configuration.
- Partir des données validées : heures, absences et autres variables pertinentes pour le cycle de paie concerné.
- Établir la correspondance : identifiant salarié, rubrique de destination, unité, période et éventuelle règle de transformation documentée.
- Définir les validations : qui approuve une variable, quand elle devient transmissible et qui intervient en cas d’écart.
- Produire un export ou activer le connecteur : enregistrer le fichier témoin ou la trace de transmission.
- Contrôler l’import : comparer les valeurs réellement intégrées aux données source et relever tout rejet.
Exemple de contrôle, sans supposer de résultat : si une heure supplémentaire est validée dans la GTA, sa rubrique et son unité doivent correspondre à celles attendues dans la paie. Une variable visible dans un fichier d’export mais absente du logiciel de paie n’est pas un transfert réussi.
Conservez une table de correspondance versionnée : elle permettra de distinguer un défaut de données, un problème de configuration et une rupture du connecteur lors d’un changement de version.
Tester les corrections et les erreurs avant chaque clôture
Le cas standard ne suffit pas. Il faut aussi vérifier une absence enregistrée tardivement, une correction d’une période déjà clôturée, un rejet d’import et une seconde transmission de la même variable. Ces situations peuvent suivre des circuits différents de l’export ordinaire.
Un exemple concret figure dans la documentation du connecteur Lucca pour Silae datée du 14 mars 2025 : certaines corrections ou suppressions d’EVP déjà envoyés pour une période précédente nécessitent une régularisation manuelle dans Silae. Cette limite concerne le flux décrit, pas tous les produits Lucca ni tous les connecteurs GTA–paie.
La grille suivante est une recette proposée : elle indique les preuves à recueillir et la réaction attendue. Elle ne présente aucun test fournisseur comme déjà effectué.
| Scénario | Pièce et critère à contrôler | Si le test échoue ou reste inconnu |
|---|---|---|
| Heures supplémentaires validées | Feuille validée, export et import : valeurs identiques pour salarié, période, rubrique et unité, sans ligne doublée ; trace d’import conservée | Corriger la correspondance ou demander un import témoin complet |
| Absence tardive | Historique de validation, donnée importée et trace : même absence et même période, sans doublon | Définir le traitement de retard et le responsable de reprise |
| Correction après clôture | Journal, éventuel fichier de correction et paie témoin : correction identique à la source, sans doublon, avec trace de reprise | Documenter la régularisation manuelle ou vérifier une autre méthode compatible |
| Import rejeté | Rapport de rejet, source corrigée et nouvel import : valeurs concordantes, sans doublon ; reprise tracée | Ne pas valider le flux tant que le rejet n’est pas expliqué |
| Second envoi identique | Historique des envois et import : même EVP qu’à la source, comptabilisé une seule fois, avec trace du second envoi | Établir la règle de prévention et de traitement des doublons |
Pour chaque scénario, notez le résultat observé sur votre pilote, la version des deux logiciels, les pièces obtenues et la personne chargée des corrections. Un test réussi prouve seulement le périmètre essayé ; une démonstration absente ne prouve ni compatibilité ni incompatibilité.
Assurer la traçabilité et protéger les données de temps
Le transfert technique ne remplace pas les obligations liées au décompte du travail. En France, l’article L3171-4 du Code du travail encadre la production d’éléments relatifs aux horaires lorsqu’un litige survient ; il prévoit aussi, lorsque le décompte repose sur un système d’enregistrement automatique, que celui-ci soit fiable et infalsifiable. L’application de ces règles dépend des circonstances précises.
Un journal de traitement permet, dans une méthode de contrôle interne, de rapprocher la donnée validée, sa transmission, l’import et les éventuelles reprises. Il est utile de garder des responsabilités et une trace des corrections sans assimiler cette recommandation à une obligation de format unique.
La CNIL rappelle que le contrôle de l’activité des salariés ne doit pas être excessif et que l’usage des données doit rester cohérent avec leur finalité. En particulier, les données d’un dispositif de contrôle d’accès ne doivent pas être détournées automatiquement vers le suivi des horaires. Vérifiez donc qui peut consulter les informations de temps et pourquoi, indépendamment de la performance du connecteur.
Comparer les offres et décider sur une recette documentée
Un export documenté, un connecteur dédié et une suite intégrée répondent à des architectures différentes. Kelio et Lucca illustrent l’existence de flux documentés, mais les sources disponibles ne permettent pas de les départager sur votre configuration, leur coût total ou la fréquence de leurs interventions manuelles.
Si la paie actuelle est conservée, recherchez d’abord une interface adaptée à son édition et à sa version. Si l’entreprise envisage de changer d’ensemble logiciel, évaluez aussi le fonctionnement du moteur de paie, les services inclus, les options, la migration et les responsabilités opérationnelles. Dans les deux cas, demandez un devis sur le même périmètre ; aucun tarif comparable n’est ici établi.
Avant de signer, réunissez les éléments suivants :
- La documentation nommant précisément les deux produits et versions concernés.
- La table de correspondance des rubriques, unités, périodes et identifiants.
- Un export témoin et sa preuve d’import, avec traitement des rejets.
- Les résultats consignés des cinq scénarios, notamment corrections et doublons.
- La répartition des interventions entre équipe paie, fournisseur GTA et prestataire paie.
- Un devis précisant modules, services, mise en place et conditions applicables.
Si le pilote transfère les EVP ordinaires sans ressaisie et décrit clairement les exceptions, la compatibilité est démontrée pour ce périmètre testé. Si des lignes manquent ou sont dupliquées, faites corriger le paramétrage ou examinez une autre solution. En l’absence d’essai exploitable, suspendez la conclusion technique plutôt que de considérer le catalogue comme une preuve.
Valider l’interface sur un cycle témoin
Demandez une démonstration sur des données anonymisées représentatives de votre paie, puis un compte rendu daté de recette validé côté gestion de paie. C’est ce document, associé aux limites identifiées, qui permettra de décider si l’intégration réduit réellement vos ressaisies mensuelles.